Przypis1

Promotor nie odpisuje: co zrobić, wzór maila i do kogo się zwrócić

Gdy promotor nie odpisuje, najpierw sprawdzasz, czy Twoja wiadomość w ogóle dała się załatwić, potem po tygodniu wysyłasz jedno krótkie przypomnienie, a gdy i to nie działa, idziesz na dyżur albo do sekretariatu katedry. Dopiero po tych krokach piszesz do kierownika zakładu, a na końcu do prodziekana lub dziekana, bo to on według regulaminów studiów może wyznaczyć zastępstwo albo zmienić promotora12. Ustawa nie opisuje obowiązków promotora pracy dyplomowej; robi to regulamin Twojej uczelni3. Niżej masz kolejność kroków i trzy wzory pism do skopiowania. Wszystkie nazwiska i daty we wzorach są zmyślone.

Co zrobić, jak promotor nie odpisuje?

Kolejność, która zwykle oszczędza nerwów obu stronom:

  1. Sprawdź własną wiadomość. Czy poszła z adresu uczelnianego, ma czytelny temat i jedno konkretne pytanie? Mail „przesyłam rozdział, co Pan sądzi?” z plikiem na 40 stron trudno załatwić między zajęciami.
  2. Sprawdź, czy promotor jest dostępny. Autoodpowiedź, urlop, wyjazd, zwolnienie: informację o nieobecności czasem podaje sekretariat katedry albo strona instytutu.
  3. Odczekaj tydzień i wyślij jedno przypomnienie w tym samym wątku (wzór niżej). Tydzień to nasza propozycja, nie przepis; przy terminie z regulaminu skracasz go i piszesz o terminie wprost.
  4. Zmień kanał. Przyjdź na konsultacje, zapytaj na seminarium, zostaw wiadomość w sekretariacie. Wiele spraw, które w mailu leżą tygodniami, na dyżurze zajmuje pięć minut.
  5. Napisz do kierownika zakładu lub katedry, gdy cisza trwa, a termin się zbliża.
  6. Napisz do prodziekana albo dziekana, gdy kierownik nie pomógł albo sprawa dotyczy zmiany promotora lub zastępstwa. To on podejmuje decyzje opisane w regulaminie.

Każdy krok zapisuj: data, kanał, treść. Jeśli dojdzie do pisma do dziekana, ta lista będzie jego najważniejszą częścią.

Promotor nie odpisuje na maile: co sprawdzić, zanim się przypomnisz?

Najczęstszy powód ciszy jest prozaiczny: wiadomość wymaga od promotora za dużo pracy naraz. Zanim napiszesz drugi raz, przejrzyj pierwszy mail:

  • Temat maila mówi, czego chcesz i do kiedy, np. „Rozdział 2 do przeczytania przed seminarium 12 listopada”.
  • Jedno pytanie albo jedna prośba, nie pięć. Resztę zostaw na konsultacje.
  • Plik, który da się przeczytać w kwadrans: rozdział zamiast całej pracy, z zaznaczonym miejscem, w którym potrzebujesz decyzji.
  • Twój plan, a nie tylko problem: „Proponuję węższą grupę badanych; jeśli to nie przeszkadza, zbieram dane od poniedziałku”. Na taką wiadomość da się odpowiedzieć jednym słowem.

Model językowy przyda się tu jako redaktor: wklejasz swój szkic i prosisz o skrócenie do pięciu zdań i wskazanie, czy prośba jest jasna. Treść i decyzje zostają Twoje. Jak rozmawiać z promotorem o samym korzystaniu z AI, opisaliśmy w tekście jak rozmawiać z promotorem o AI.

Wzór maila przypominającego do promotora

Wysyłasz go jako odpowiedź w tym samym wątku, żeby promotor widział poprzednią wiadomość bez szukania.

Przykład (zmyślone dane):

Temat: Re: Rozdział 2 do przeczytania przed seminarium 12 listopada

Szanowna Pani Profesor,

uprzejmie przypominam się z wiadomością z 3 listopada, w której przesłałam rozdział 2 pracy magisterskiej. Najbardziej zależy mi na jednej decyzji: czy mogę ograniczyć badanie do studentów pierwszego roku. Jeśli tak, zaczynam zbierać dane 18 listopada, żeby zmieścić się w harmonogramie.

Jeżeli wygodniej będzie omówić to na dyżurze, przyjdę w czwartek o 12:00.

Z wyrazami szacunku

Marta Zielińska

nr albumu 123456, pedagogika, II rok studiów drugiego stopnia

Ton jest neutralny: bez „nie dostałam odpowiedzi”, bez wyrzutów. Przypominasz sprawę, podajesz jedną decyzję, której potrzebujesz, i proponujesz drugi kanał.

Co jeśli promotor nie odpisuje dalej? Do kogo eskalować

Struktura uczelni jest prosta, choć nazwy funkcji się różnią. Nad promotorem stoi zwykle kierownik zakładu, katedry albo instytutu, a sprawy studenckie wydziału prowadzi dziekan, w praktyce często prodziekan do spraw studenckich. Nazwy bywają różne nawet w dokumentach o tym samym: w procedurze Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu wnioski o zmianę promotora rozpatruje prodziekan ds. studiów4, a w procedurze Wydziału Ekonomicznego UMCS prodziekan ds. jakości kształcenia5. Kto jest właściwy u Ciebie, sprawdzisz na stronie dziekanatu.

Kierownik zakładu nie ma zwykle władzy, żeby cokolwiek zarządzić, ale może porozmawiać z promotorem i często to wystarcza. Prodziekan lub dziekan ma narzędzia z regulaminu. Samorząd studencki, który ustawa nazywa wyłącznym reprezentantem ogółu studentów uczelni3, może doradzić, jak napisać pismo i do kogo je skierować.

Wzór maila do kierownika zakładu

Przykład (zmyślone dane):

Temat: Prośba o pomoc w kontakcie z promotorką pracy magisterskiej

Szanowny Panie Profesorze,

piszę pracę magisterską w Zakładzie Pedagogiki Społecznej pod kierunkiem dr hab. Ewy Nowak. Od 3 listopada próbuję uzyskać decyzję w sprawie zakresu badania: wysłałam dwa maile (3 i 10 listopada) i byłam na dyżurze 14 listopada, który się nie odbył. Termin złożenia pracy wyznaczony przez dziekana to 15 czerwca, a badanie muszę zacząć w listopadzie.

Czy mógłby Pan pomóc mi ustalić termin spotkania albo wskazać, z kim mogę omówić tę sprawę?

Z wyrazami szacunku

Marta Zielińska

nr albumu 123456, pedagogika, II rok studiów drugiego stopnia

Wzór pisma do prodziekana

To pismo składasz zgodnie z praktyką wydziału: mailem z adresu uczelnianego, przez system obsługi studiów albo w dziekanacie. Prosisz w nim o konkretne rozstrzygnięcie, nie o „interwencję”.

Przykład (zmyślone dane):

Prodziekan ds. Studenckich Wydziału Nauk Społecznych

dr hab. Jan Wiśniewski

Wniosek w sprawie opieki promotorskiej nad pracą magisterską

Zwracam się z prośbą o wyznaczenie osoby, która przejmie opiekę nad moją pracą magisterską do czasu powrotu promotorki, dr hab. Ewy Nowak, albo o rozważenie zmiany promotora. Od 3 listopada nie mam kontaktu z promotorką: wysłałam maile 3 i 10 listopada, byłam na dyżurze 14 listopada, a 17 listopada zwróciłam się do kierownika zakładu, prof. Adama Kowalczyka, bez skutku. Termin złożenia pracy to 15 czerwca. Brak decyzji co do zakresu badania uniemożliwia mi rozpoczęcie zbierania danych.

W załączeniu przesyłam kopie korespondencji.

Marta Zielińska, nr albumu 123456, pedagogika, II rok studiów drugiego stopnia, stacjonarne

Jeśli chcesz od razu zmienić promotora, potrzebujesz innego wniosku, z uzasadnieniem i często ze zgodą nowej osoby. Opisaliśmy to w tekście o zmianie promotora.

Co mówi regulamin studiów o opiece promotora?

Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce mówi o pracy dyplomowej mało. Organizację studiów oraz prawa i obowiązki studenta określa regulamin studiów (art. 75 ust. 1), a na studiach drugiego stopnia i jednolitych magisterskich pracę przygotowuje się pod kierunkiem osoby ze stopniem co najmniej doktora (art. 76 ust. 3)3. Obowiązków promotora wobec dyplomanta ustawa nie wymienia. Szczegóły są więc w regulaminie studiów Twojej uczelni, a ten bywa różny. Trzy przykłady:

Uczelnia Co regulamin mówi o braku promotora lub jego zmianie
Uniwersytet Wrocławski Przy nieobecności promotora ponad 90 dni dziekan może wyznaczyć nowego; gdy wpłynie wniosek studenta, robi to najpóźniej w 14 dni od doręczenia wniosku. Zmiana promotora możliwa też na wniosek studenta, po opinii obecnego i proponowanego promotora (§ 59 ust. 6 i 7)1
Uniwersytet Śląski w Katowicach Przy dłuższej nieobecności promotora, która mogłaby opóźnić złożenie pracy, dziekan wyznacza osobę przejmującą jego obowiązki (§ 34 ust. 7); zmiana promotora w ostatnich 6 miesiącach studiów może być podstawą do przedłużenia terminu złożenia pracy (§ 35 ust. 5)2
Uniwersytet Jagielloński „W uzasadnionych przypadkach dziekan może dokonać zmiany promotora” (§ 17 ust. 3); bez progu dni i bez osobnego trybu na nieobecność6

Tylko jeden z trzech regulaminów podaje liczbę dni. Dlatego zanim napiszesz do dziekana, otwórz regulamin swojej uczelni (zwykle w Biuletynie Informacji Publicznej albo w dziale dla studentów na stronie uczelni) i poszukaj rozdziału o pracy dyplomowej. Wpisz w piśmie numer paragrafu: prośba oparta na konkretnym przepisie jest łatwiejsza do rozpatrzenia.

Czego nie robić, gdy promotor milczy?

  • Nie pisz codziennie. Seria maili z tym samym pytaniem zamyka rozmowę zamiast ją otwierać.
  • Nie przeskakuj szczebli bez śladu prób. Pismo do dziekana bez dat wcześniejszych kontaktów zwykle wraca z pytaniem, czy rozmawiałeś z promotorem.
  • Nie opisuj sprawy z nazwiskiem na forum. Konflikt łatwo zaognić, trudno odkręcić.
  • Nie zlecaj pisania pracy komuś innemu. Brak kontaktu z promotorem nie zmienia tego, że praca dyplomowa ma być samodzielnym opracowaniem (art. 76 ust. 2)3, a pod oświadczeniem o samodzielności podpisujesz się Ty.
  • Nie czekaj z założonymi rękami. Rób to, co nie wymaga decyzji promotora: przegląd literatury, porządek w bibliografii, plan analizy. Gdy termin zaczyna być realnie zagrożony, sprawdź, co mówi o nim regulamin; opisaliśmy to w tekście o terminie złożenia pracy dyplomowej, a plan od końca pomaga ułożyć harmonogram pisania pracy.

Jak od początku ułożyć współpracę z promotorem, żeby takich przestojów było mniej, pokazuje kurs o temacie, promotorze i konspekcie. Jest w nim plan pierwszych spotkań i lista pytań, które warto zadać, zanim zaczniesz pisać.

Przypisy

  1. Uniwersytet Wrocławski, Regulamin studiów na Uniwersytecie Wrocławskim, załącznik do Uchwały Nr 68/2024 Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 24 kwietnia 2024 r., § 59 ust. 6 i 7, isksio.uwr.edu.pl, https://isksio.uwr.edu.pl/wp-content/uploads/sites/249/2024/09/regulamin-studiow.pdf (dostęp: 27 października 2026). Uchwała Nr 35/2026 z 22 kwietnia 2026 r. zmienia w nim tylko § 56. ↑ ↑2

  2. Uniwersytet Śląski w Katowicach, Regulamin studiów w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (tekst jednolity), załącznik do uchwały nr 525 Senatu UŚ z dnia 23 kwietnia 2024 r., § 34 ust. 6 i 7 oraz § 35 ust. 5, us.edu.pl, https://us.edu.pl/wp-content/uploads/pliki/najwazniejsze-akty-prawne/zal_do_525_2024.pdf (dostęp: 27 października 2026). ↑ ↑2

  3. Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, tekst jednolity ogłoszony obwieszczeniem Marszałka Sejmu z 17 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1362), art. 75 ust. 1, art. 76 ust. 2 i 3 oraz art. 110 ust. 1 i 3, https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1362/text/T/D20261362L.pdf (dostęp: 27 października 2026). ↑ ↑2 ↑3 ↑4

  4. Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Karta procedury: praca dyplomowa i proces dyplomowania na studiach wyższych, załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora UPP nr 188/2019 z dnia 23 grudnia 2019 r., opis procedury i formularz F3 (wniosek o zmianę tematu lub promotora do prodziekana ds. studiów), wltd.up.poznan.pl, https://wltd.up.poznan.pl/sites/default/files/dokumenty_prace_dyplomowe/Procedura%20dyplomowania_1.pdf (dostęp: 27 października 2026). ↑

  5. Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Wydział Ekonomiczny, Procedura dyplomowania od roku akademickiego 2022/2023, załącznik nr 1 do uchwały nr XXV-18.7/22 z dnia 29 czerwca 2022 r., pkt 2 (podanie o zmianę opiekuna pracy do prodziekana ds. jakości kształcenia), umcs.pl, https://phavi.umcs.pl/at/attachments/2022/0704/100731-18-7-22-we-procedura-dyplomowania-zal-nr-1.pdf (dostęp: 27 października 2026). ↑

  6. Uniwersytet Jagielloński, Regulamin studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich, załącznik do uchwały nr 26/IV/2025 Senatu UJ z dnia 30 kwietnia 2025 r., § 17 ust. 3, https://farmacja.cm.uj.edu.pl/cm/uploads/2025/05/REG-od-01.10.2025uchw_nr_26_2025_zal_1.pdf (dostęp: 27 października 2026). ↑

Dalej w dziale struktura i obrona